Adatkezelési tájékoztató

Adatkezelési tájékoztató

a Külgazdasági és Külügyminisztérium által működtetett KONZINFO rendszerekben megvalósuló személyes adatkezelésekhez

1. Adatkezelő megnevezése 
 
Adatkezelő megnevezése: Külgazdasági és Külügyminisztérium

Székhely: 1027 Budapest, Bem rakpart 47.

Postacím: 1027 Budapest, Bem rakpart 47.

Telefon: +36 1 458 1736

E-mail cím: konz@mfa.gov.hu

2. Az adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége 
 
A Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) adatvédelmi tisztviselőjének

e-mail címe: adatvedelem@mfa.gov.hu

3. Az adatkezelés célja és jogalapja, kezelt adatok köre

3.1. Konzinfo Időpont/Konzinfo Booking online időpontfoglaló rendszer

3.1.1. Adatkezelés megnevezése és célja

Az időpontfoglaló rendszer a felhasználó kényelmes, biztonságos ügyintézését szolgálja, és a felhasználó által megadott, az azonosításhoz és ügyintézéshez elengedhetetlenül szükséges személyes adatokat tárolja maximum 6 hónapig. Amennyiben a felhasználó foglalását törli, személyes adatainak kezelése megszüntetésre kerül.

3.1.2. Kezelt adatok köre

• név
• születési idő
• telefonszám
• e-mail cím

Vízum ügyekre történő foglalás esetén:

• útlevélszám

3.1.3. Adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontján alapul, jogalapja az érintett hozzájárulása.

3.2. Konzinfo Ügysegéd/Konzinfo Start online webes ügysegéd rendszer

3.2.1. Adatkezelés megnevezése és célja

A webes ügysegéd portálon az érintett által megadott személyes adatok kezelésének célja a felhasználói Konzinfo profil létrehozása, a felhasználó azonosítása és a kérelmek kitöltésének elősegítése. Az online kérelem előkészítéséhez és ügyintézéséhez a felhasználónak a profil adatokkal be kell jelentkeznie. 

Felhasználói profil birtokában az alábbi ügyek kezdeményezhetők:

• Regisztráció konzuli védelemre
• Felülhitelesítés (Magyarországon)
• Egyszerűsített honosítási kérelem
• Honosítási kérelem 
• Állampolgárság visszaszerzése iránti kérelem
• Állampolgárság igazolása iránti kérelem
• Állampolgárság megszerzése iránti kérelem 1957.okt.1. előtti születés esetén
• Állampolgárság megszerzése iránti kérelem hontalan személy részére
• Lemondás a magyar állampolgárságról 
• Kérelem másolat hitelesítésére
• Kérelem hiteles fordítás készítésére
• Kérelem fordítás helyességének tanúsítására
• Halottszállítási engedély iránti kérelem
• Schengeni vízumkérelem
• Tartózkodási engedély iránti kérelem
• Ideiglenes tartózkodási engedély iránti kérelem (WHS)
• Külügyi igazolvány (Magyarországon)

A profilban tárolt adatokat a rendszer a kérelem kitöltésekor automatikusan átveszi, így azt a felhasználónak nem kell rögzítenie.

3.2.2. Kezelt adatok köre

Profil létrehozásához elvárt kötelező adatok:

• családi és utónév
• e-mail cím
• jelszó

Opcionálisan megadható adatok:

• születés országa
• születési hely
• születési dátum
• telefonszám
• bejelentett lakóhely
• tartózkodási hely

3.2.3. Adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontján alapul, jogalapja az érintett hozzájárulása.

3.3. Konzinfo Utazom mobil applikáció

Az applikációban megadott személyes adatok szükségesek a felhasználói profil létrehozáshoz, mely feltétele a konzuli védelmi regisztrációnak, valamint a vészhelyzeti üzenetek fogadásának. 

A kényelmes ügyintézés elősegítése érdekében, a mobil alkalmazásban kitöltött és elküldött konzuli védelmi regisztrációt követően a felhasználó hozzájárulhat ahhoz, hogy a kérelemben megadott további személyes adatok a Konzinfo felhasználói profilhoz hozzáadásra és eltárolásra kerüljenek. A későbbiekben kezdeményezett kérelem kitöltés során a profilban eltárolt további adatokat a rendszer automatikusan kitölti majd, nem kell a felhasználónak újból megadnia.

3.3.1. Kezelt adatok köre

Profil létrehozásához elvárt adatok:

• e-mail cím
• jelszó

Fenti adatok tárolása a Konzinfo Ügysegéd rendszerben történik. A profil adatok megtekinthetők a mobil alkalmazásban, azonban a profil adatok módosítása és törlése csak a Konzinfo Ügysegéd rendszerben lehetséges, mely a mobil alkalmazásban létrehozott Konzinfo profillal bejelentkezve egyszerűen elérhető.

3.3.2. Adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontján alapul, jogalapja az érintett hozzájárulása.

3.4. Konzinfo portál 

A Konzuli Szolgálat központi honlapja és Junior alportálja a weboldal kényelmesebb használatának elősegítésére és a felhasználói munkamenet azonosítására sütiket használ. 
A cookie-k vagy más néven sütik használatának célja, hogy gyorsítsák a honlap használatát, kiegyensúlyozzák a szerverekre érkező terhelést, vagy automatizmusokkal segítsék és könnyítsék a honlap használatát. A sütik olyan fájlok vagy információdarabok, amelyeket a látogató által elért webszerver küld a látogató számítógépének webböngészője számára. Egy süti általában tartalmazza annak a webhelynek a nevét, ahonnan érkezett; a süti értékét, vagyis egy véletlenszerűen generált egyedi számot; valamint élettartamát, azaz azt, hogy milyen hosszan marad az online kommunikációs eszközön. A süti a felhasználó készülékének háttértárjában egy fájlban tárolódik. A fájl tartalmát a sütit elküldő webszerver bármikor lekérdezheti a böngészőtől. 

Műszaki sütik

A műszaki sütik segítenek használhatóvá tenni a honlapot azáltal, hogy engedélyeznek olyan alapvető funkciókat, mint az oldalon való navigáció és a honlap biztonságos területeihez való hozzáférés. A honlap ezen sütik nélkül nem tud megfelelően működni. A műszaki sütik kezelésének jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) pontja és a kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 94/2018. (V. 22.) Korm. rendelet 7. § (1) bekezdés 2. pontja.

Önt mint érintettet a műszaki sütikkel összefüggésben megilleti a hozzáféréshez, a helyesbítéshez, a törléshez, az adatkezelés korlátozásához, és a tiltakozáshoz való jog.

Harmadik féltől származó sütik

A harmadik féltől származó sütik kezelésének jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja, azaz az érintett hozzájárulása. 

Önt mint érintettet a harmadik féltől származó sütikkel összefüggésben megilleti a hozzáféréshez, a helyesbítéshez, a törléshez, az adatkezelés korlátozásához, az adathordozhatósághoz és a hozzájárulás visszavonásához való jog.

4. A személyes adatok forrása, illetve a kezelt adatok köre, ha azokat nem az érintett bocsátotta a Minisztérium rendelkezésére 
 
A Minisztérium nem kezel olyan személyes adatokat, amelyeket nem az érintettől gyűjt. 
 
5. A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái, adatfeldolgozás

Az érintett által megadott személyes adatok kezelése a 3.1., 3.2., és 3.3. pontban meghatározott adatkezeléseknél a ThinXoft Szolgáltató és Tanácsadó Korlátolt Felelősségű Társaság (székhely: 1012 Budapest, Logodi u. 50. 3. em. 17, +36 1 225 0252) által fejlesztett és támogatott rendszerekben valósul meg, akik adatfeldolgozóként vesznek részt az adatkezelési tevékenységben.

6. A személyes adatok tárolásának ideje 

A Minisztérium az érintett által megadott személyes adatokat, azok kezelésének céljára és jogalapjára tekintettel tárolja. A Minisztérium az időpontfoglalással kapcsolatos személyes adatokat 6 hónapig kezeli, míg a felhasználói profilhoz megadott adatokat 3 évig őrzi, amennyiben a felhasználó attól eltérő időtartamot nem határozott meg. A sütik által kezelt adatok tárolásáról a 3.4. pontban foglaltak az irányadók.
A Minisztérium az érintettnek lehetőséget biztosít a hozzájárulás bármikor történő visszavonására ugyanolyan módon, ahogy az adatokat rendelkezésre bocsátotta.
 
7. Az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogai 
 
7.1. Határidő 
 
A Minisztérium az érintett jogai gyakorlására irányuló kérelmét az annak beérkezésétől számított legfeljebb egy hónapon belül teljesíti. 
A Minisztérium szükség esetén, figyelembe véve a kérelem bonyolultságát és a kérelmek számát, ezt a határidőt további két hónappal meghosszabbíthatja. A határidő meghosszabbításáról a Minisztérium a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet. 
 
7.2. Az adatkezeléssel kapcsolatos érintetti jogok 
 
7.2.1. A hozzáféréshez való jog 
 
Az érintett jogosult arra, hogy az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül a Minisztériumtól tájékoztatást kérjen arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy megismerje azt, hogy  

• a Minisztérium
• milyen személyes adatait;
• milyen jogalapon; 
• milyen adatkezelési célból 
• mennyi ideig kezeli
• a Minisztérium kinek, mikor, milyen jogszabály alapján, mely személyes adataihoz biztosított hozzáférést vagy kinek továbbította a személyes adatait; 
• milyen forrásból származnak a személyes adatai; 
• a Minisztérium alkalmaz-e automatizált döntéshozatalt, valamint annak logikáját, ideértve a profilalkotást is.  

A Minisztérium az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett erre irányuló kérésére első alkalommal díjmentesen bocsátja a rendelkezésére, ezt követően adminisztratív költségeken alapuló, ésszerű mértékű díjat számíthat fel. 

7.2.2. A helyesbítéshez való jog 
 
Az érintett személy az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül kérheti, hogy a Minisztérium módosítsa valamely személyes adatát. Amennyiben az érintett hitelt érdemlően igazolni tudja a helyesbített adat pontosságát, a Minisztérium a kérést észszerű időn - legfeljebb egy hónapon - belül teljesíti, és erről az általa megadott elérhetőségen értesíti az érintett személyt. 
 
7.2.3. A zároláshoz (adatkezelés korlátozásához) való jog 
 
Az érintett személy az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül kérheti, hogy a személyes adatai kezelését a Minisztérium korlátozza (az adatkezelés korlátozott jellegének egyértelmű jelölésével és az egyéb adatoktól elkülönített kezelés biztosításával).

7.2.4. A törléshez való jog 
 
A tájékoztatóban ismertetett adatkezelés kapcsán az érintett jogosult arra, hogy kérésére a Minisztérium indokolatlan késedelem nélkül törölje az érintettre vonatkozó személyes adatokat, az adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, amennyiben az adatok kezelésére más jogalapja nem áll fenn.
 
7.2.6. Az adathordozhatósághoz való jog 
 
Az adatkezelésekkel kapcsolatban – figyelemmel annak jogalapjára – az érintett az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa a Minisztérium rendelkezésére bocsátott személyes adatait tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná a Minisztérium az automatizált módon megvalósított adatkezelési műveletekkel kapcsolatban. 

8. Jogorvoslathoz való jog 
 
Ha az érintett úgy ítéli meg, hogy a Minisztérium a személyes adatainak kezelése során megsértette a hatályos adatvédelmi követelményeket

• a Minisztérium adatvédelmi tisztviselőjéhez, vagy 
• bírósághoz fordulhat (Fővárosi Törvényszék, 1055 Budapest, Markó utca 27.), továbbá
• adatvédelmi hatósági eljárást kezdeményezhet (Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság,1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.)